Metoda ALPEN, czyli jak skutecznie zarządzać swoim czasem
W dzisiejszym świecie trudno o właściwe zorganizowanie czasu. Pośpiech i nadmiar obowiązków sprawiają, że często nie mamy ani chwili dla siebie. Istnieje jednak sposób, który może pomóc przy planowaniu dnia. Zapoznaj się z metodą ALPEN i dowiedz się, jak zadbać o swoją produktywność.
Na czym polega metoda ALPEN?
Właściwe planowanie czasu to umiejętność, która we współczesnym świecie jest bardzo pożądana. Nie zawsze jednak jesteśmy w stanie oszacować, ile czasu zajmą nam konkretne zdania. Oprócz tego przeszkadzają różnego rodzaju „rozpraszacze”, czyli przeglądanie social mediów, zbędne rozmowy przez telefon czy odpisywanie na wiadomości.
Istnieje jednak rozwiązanie problemu – metoda ALPEN. Nazwa jest akronimem od słów z języka niemieckiego, a sama metoda jest prosta do wdrożenia i nie wymaga czasochłonnych oraz skomplikowanych strategii, aby zacząć z niej korzystać.
-
A jak Aufgaben (zadania)
Pierwszy krok polega na stworzeniu listy zadań, które są do wykonania w danym dniu. Przygotowanie takiej listy powinno zająć od 10 do 20 minut. Należy tutaj uwzględnić wszystkie swoje aktywności, spotkania, telefony, a także zaległe sprawy, które nie zostały zrealizowane w poprzednich dniach.
-
L jak Lange schatzen (oszacowanie długości)
Każdemu zadaniu należy przypisać wartości minutowe lub godzinowe. Dobrze byłoby, aby takie szacowania odpowiadały temu, ile realnie jesteśmy w stanie zrobić. Jeżeli wiemy, że ostatnio przygotowanie oferty dla klienta zajęło np. dwie godziny, to raczej niewykonalne będzie zrobienie tego samego w 30 minut. Określenie ile czasu zajmą nam konkretne czynności pozwoli uniknąć późniejszej frustracji spowodowanej niewywiązaniem się z zadań.
-
P jak Pufferzeiten einplanen (planowanie przerw)
Planując swój dzień, należy uwzględnić również czas na przerwy i niespodziewane sytuacje. W metodzie ALPEN nie chodzi o dokładne wypełnienie każdej minuty. Można zastosować tutaj zasadę 60/40 – 60% całego dnia przeznaczyć na zadania, które zostały wymienione na początku, a 40% pozostawić jako zapas, niewypełniony konkretnymi planami.
Co zrobić, kiedy okaże się, że tak duża rezerwa nie będzie w danym dniu potrzebna? Można wtedy wykorzystać ten czas kreatywnie, np. zastanowić się nad jakimiś nowymi projektami lub po prostu zająć się działaniami zaplanowanymi na jutro.
Przeczytaj także: Naming, czyli jak wymyślić dobrą nazwę firmy?
-
E jak Entscheidungen treffen (wyznaczanie priorytetów)
Kolejnym etapem jest stworzenie hierarchii zadań, które wypisaliśmy w punkcie pierwszym. Można tutaj wykorzystać metodę ABCD lub zastosować macierz Eisenhowera. Takie określenie pomoże nam w podjęciu decyzji, którymi zadaniami mamy zająć się w pierwszej kolejności, a które możemy powierzyć do wykonania komuś innemu.
-
N jak Nachkontrolle (kontrola postępu pracy)
Ostatni krok to kontrolowanie i monitorowanie postępu swoich prac. Warto odhaczać to, co zostało zrealizowane, a rzeczy niezrealizowane w danym dniu przepisać na kolejny termin. Najlepiej zająć się tym etapem pod koniec pracy lub połączyć go z planowaniem dnia następnego.
Zalety stosowania metody ALPEN
Zarządzanie czasem zgodnie z metodą ALPEN jest skuteczne tylko wtedy, gdy planowanie i układanie harmonogramu dnia stanie się codziennym nawykiem.
Korzyści, które przynosi metoda ALPEN to przede wszystkim:
- łatwiejsze osiąganie celów i eliminacja rozpraszaczy;
- zmniejszenie stresu;
- zaoszczędzony czas;
- skupienie się tylko na najważniejszych rzeczach;
- możliwość łączenia jej z innymi technikami zarządzania czasem.
Technika ta nie sprawdzi się jednak w każdym przypadku. Przede wszystkim nie będzie efektywna u osób pracujących kreatywnie, którym tworzenie projektów zajmuje zazwyczaj dużo czasu i wymaga elastyczności w planowaniu.
Zarządzanie czasem wg metody ALPEN – podsumowanie
Metoda ALPEN jest bardzo skuteczna w odniesieniu do zadań krótkoterminowych. Polecana jest głównie osobom, które mają problemy związane z pracą pod presją. Warto zatem zapoznać się z jej zasadami i sprawdzić, czy okaże się skuteczna i przydatna w wykonywaniu codziennych obowiązków.
Autor tekstu: Martyna Kamzol
