Jak stworzyć listę to-do? 10 skutecznych zasad

Lista to-do to nic innego jak lista rzeczy do zrobienia. Choć ta metoda nie jest niczym nowym, to dzisiaj, w dobie nieograniczonych możliwości technicznych, pozwoli nam wykorzystać klasyczne metody we współczesnych wyzwaniach.

Dlaczego warto tworzyć listy zadań?

Spisanie rzeczy do zrobienia jest o tyle uniwersalnym rozwiązaniem, że znajdzie zastosowanie zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Lista to-do sprawdzi się w dowolnym obszarze czasowym, możemy tworzyć ją cyklicznie, na przykład z góry zakładając, że sobota jest naszym dniem na stworzenie listy zadań na kolejny tydzień, lub tworzymy nową, kiedy zakończymy realizację danego projektu.

Listy to-do pomogą nam spojrzeć w sposób całościowy na spoczywające na nas zadanie, ustalić priorytety i stworzyć adekwatny plan działania. Osoby z niską zdolnością organizacji, mając przed oczami jasny plan, zminimalizują ryzyko dekoncentracji. Natomiast hiperskrupulatne jednostki unikną uczucia niesprawczości, skreślając kolejne podpunkty na liście.

Jak stworzyć listę to do?

Tutaj mamy całkowitą dowolność i możemy zdać się na nasze upodobania. XXI wiek i sklepy z aplikacjami dają nam szereg możliwości co do formy listy zadań do zrobienia, jednak warto zaznaczyć, że cyfrowa forma jest z pewnością łatwiejsza do reorganizacji, jeśli zajdzie taka potrzeba. Papierowa forma listy to-do może wprowadzić chaos, a kolejne przepisywanie i tworzenie listy na nowo sprzyja gubieniu poszczególnych podpunktów. Co więcej, wykorzystanie aplikacji do planowania zadań, czy to w zespole, czy w rodzinie, daje nam możliwość, aby w kilka sekund udostępnić listę innym zaangażowanym osobom. Ponadto zgubienie cyfrowej listy jest praktycznie niemożliwe.

Przeczytaj również: Prawo Parkinsona – jak zwiększyć produktywność?

10 zasad tworzenia listy to-do

Bezpośrednie zwroty

Tworząc listę to-do, warto zwracać się do siebie bezpośrednio, czyli zamiast zwrotów „zrobić”, „zadzwonić”, „opłacić” staraj się używać „zrób”, „zadzwoń”, „opłać”. Osobowy zwrot do samego siebie wywołuje w nas mechanizm poczucia obowiązku.

Selekcja i ustalanie priorytetów

Sprawa kluczowa przy tworzeniu listy to-do, podstawa przy efektywnej organizacji pracy. Oddzielaj zadania najistotniejsze od tych, które nie są pilne. Dzięki temu zyskasz ogląd na cały okres, na który stworzona została lista, i oszacujesz czas potrzebny na realizację poszczególnych tasków.

Kolejność realizacji zadań

Ustalenie odpowiedniej kolejności na liście zadań według ich hierarchii pomoże ci uniknąć trwonienia czasu na rzeczy mniej istotne. Skreślanie zadań „od góry” listy daje poczucie organizacji i progresu.

Kluczowe punkty

Oznacz najbardziej kluczowe podpunkty, niech będą to maksymalnie trzy z całej listy. Da nam to jeszcze lepszy ogląd na całokształt zadania. Kluczowe taski powinny mieć dla nas najwyższy priorytet.

Grupowanie zadań

Łączenie zadań w podgrupy daje możliwość realizacji podobnych zadań w tym samym czasie. Pomoże to zaoszczędzić czas.

Konkretyzacja

Elementy listy to-do zapisujemy w sposób zrozumiały, tak aby po kilku dniach pamiętać, czego dokładnie dotyczył dany punkt.

Fragmentacja

Obszerne zadanie podziel na mniejsze. W ten sposób unikniesz uczucia przytłoczenia, dzięki małym krokom uda ci się rozpracować trudne zadanie bez presji.

Odpowiednie przygotowanie

Przygotuj listę wcześniej, nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę. Dobrze jest mieć margines czasu na ewentualne modyfikacje, warto przespać się ze swoimi myślami przed przystąpieniem do działania.

Szacowanie czasu

Przy każdym zadaniu staraj się zapisać czas, jaki przewidujesz na jego realizację. Dzięki temu łatwiej będzie ci stworzyć możliwą do realizacji listę to-do.

Analiza

Co dzień lub dwa analizuj stan realizacji tasków, wyciągnij wnioski i w razie konieczności reorganizuj listę. Wyrobi to w tobie zdolność odpowiedniej organizacji swojej pracy i ustalania realnych ram czasowych.

Tworzenie list i planowanie swojego czasu uczynią cię spokojniejszym i lepiej zorganizowanym. Metoda ma szerokie spektrum zastosowania – od zaplanowania zakupów do realizacji naszych największych życiowych celów.

Autor tekstu: Karolina Pronobis-Szkucik